Совершенствование работы с наказами, документами и госзакупками – в Думе стартовали новые бережливые проекты

Сегодня на заседании экспертной комиссии были представлены и утверждены к реализации три новых бережливых проекта аппарата областной Думы.

Работа с наказами – одно из основных направлений в деятельности всех депутатов, именно ему был посвящён проект отдела по взаимодействию с депутатским корпусом управления по работе с депутатским корпусом и сопровождению проектов.

Проект «Формирование перечня наказов избирателей, данных кандидатам в депутаты Белгородской областной Думы седьмого созыва на следующий календарный год» призван сократить время на формирование перечня наказов со стороны органов исполнительной власти и местного самоуправления, уменьшить количество изменений, которые вносятся в перечень наказов в рамках инициативного бюджетирования, и долю не подлежащих исполнению наказов.

Инициаторы проекта отмечают, что наблюдается постоянная тенденция к увеличению количества наказов. Только по сравнению с прошлым созывом оно возросло на 233%,   сейчас реализуется более 3,5 тысяч поручений белгородцев. И, соответственно, работа с ними требует всё более чёткого администрирования.

«В результате анализа работы, выявлен факт возврата на доработку перечня наказов в органы местного самоуправления и органы исполнительной власти более 60 раз, – рассказал о проблематике проекта руководитель отдела по взаимодействию с депутатским корпусом Виталий Шемякин. – Среди основных проблем, безусловно, включение нецелесообразных наказов в перечень наказов, непонимание предмета ведения и разграничения полномочий между органов исполнительной власти и МСУ, некачественная подготовка ОИВ к заседаниям комиссии по отбору объектов на очередной год».

Для каждой из проблем команда проекта предложила решение. Среди них – внедрение нового инструмента оценки наказов для определения приоритетности проектов. «Это поможет нам ещё в процессе поступления перечня наказов понять, какие наказы реализовать в ближайшее время, какие отклонить ввиду отсутствия их социальной значимости для населения, либо какие необходимо включить в государственные программы», – подчеркнул Виталий Шемякин.

Спикер областной Думы Ольга Павлова отметила, что процесс сбора наказов необходимо совершенствовать в целом, нужно выделить его в отдельное направление «бережливой» работы, создать алгоритмы рассмотрения поступающих наказов, включив в него, например, их обязательную оценку с выездами в территории до  внесения в официальный перечень, подлежащий исполнению.  

При рассмотрении проекта подчёркивалось, что значимые эффекты от его реализации должны получить не только те, кто занимается работой с наказами, но, прежде всего, население, пожелания которого будут исполняться более быстро и качественно.

Ещё один рассмотренный проект касается совершенствования процесса администрирования исполнения входящих документов в аппарате Белгородской областной Думы.

Ежегодно на исполнении в заксобрании находятся порядка 5 000 различных входящих документов, из них более 1700  – контрольные, т.е., имеющие регламентированный срок исполнения.

Команда проекта выявила 11 видов потерь при прохождении входящей корреспонденции, сформировала их в пирамиду проблем и предложила пути их решения. «На основе устранения выявленных потерь была составлена карта идеального состояния, которая полностью убрала этапы ожидания и в два раза сократила шаги каждого этапа общего процесса: рассмотрение, исполнение, снятие с контроля. В целом время на карте идеального состояния сократилось на 50%», – рассказала начальник отдела делопроизводства и документационного обеспечения ресурсного управления аппарата Думы Елена Евтушенко о перспективах совершенствования системы документооборота в Думе.

Эффектом для населения в результате реализации этого проекта станет сокращение времени исполнения запросов и получения ответной информации.

Взаимодействие структурных подразделений аппарата Думы с контрактной службой при осуществлении закупок товаров, работ, услуг стала темой ещё одного проекта.

Команда проекта проанализировала сложности, которые возникают при подготовке конкурсной документации, многие из них связаны с подготовкой   технического заданий, особенно по нетиповым закупкам – касающимся узкой специфики и требующих специальных знаний. Всего же было выявлено 15 проблем, так называемых «ежей».

Убрать большинство из них позволит чёткое планирование закупочной деятельности. Готовить документы более качественно поможет и разработка специальных СОКов и чек-листов по взаимодействию контрактной службы и управлений и отделов аппарата Думы, а также по разработке необходимых документов.

Также сегодня был представлен отчёт о реализации проекта «Оптимизация процесса разработки проекта закона Белгородской области с целью внесения изменений юридико-технического характера». В 2020 году по итогам мониторинга 551 федерального закона правовики Думы разработали 12 законопроектов о внесении изменений юридико-технического характера.

«Зачастую бывают ситуации, когда для приведения в соответствие с федеральным законом в законе области требуется заменить всего лишь несколько слов или поменять их местами, и это не влечёт за собой изменения смысла той или иной нормы закона. Мы называем такие изменения техническими. Разработать такой законопроект не составляет особого труда, но процесс согласования занимает достаточно длительное время, – рассказала руководитель проекта, заместитель начальника отдела законотворческой деятельности и правового мониторинга управления экспертно-аналитического и правового обеспечения аппарата Думы Ольга Горьянова. По результатам выполнения этого проекта процесс подготовки нормативных правовых актов сократился на 50%.

Ссылки по теме

Организация заседаний комитетов стала проще - в Думе реализован ещё один бережливый проект
31 марта 2022

Организация заседаний комитетов стала проще - в Думе реализован ещё один бережливый проект

Работа с наказами избирателей: как Lean-технологии помогут усовершенствовать процесс
28 декабря 2021

Работа с наказами избирателей: как Lean-технологии помогут усовершенствовать процесс

Вячеславу Гладкову представили проекты по решению проблем трудоустройства молодых специалистов
27 октября 2021

Вячеславу Гладкову представили проекты по решению проблем трудоустройства молодых специалистов

В Белгороде планируют сократить срок подачи тепла в дома до трёх дней
20 октября 2021

В Белгороде планируют сократить срок подачи тепла в дома до трёх дней

Показать ещё