Методические рекомендации для депутатов представительных органов муниципальных образований

Взаимодействие с представительными органами местного самоуправления – одно из важнейших направлений деятельности Белгородской областной Думы.

Данные методические рекомендации разработаны с учётом пожеланий, высказанных участниками зональных семинаров-совещаний с представительными органами местного самоуправления. Белгородская областная Дума направляет для ознакомления и использования в работе «Методические рекомендации для представительных органов муниципальных образований в Белгородской области», подготовленные аппаратом областной Думы. Методические рекомендации разработаны с целью оказания содействия муниципальным образованиям области в совершенствовании практических навыков работы с муниципальными нормативными правовыми актами, а также повышения эффективности работы депутатов представительных органов местного самоуправления.

Методические рекомендации состоят из следующих разделов:

О порядке оформления, подготовки и внесения в Белгородскую областную Думу законопроектов представительными органами муниципальных образований как субъектами права законодательной инициативы

3

О порядке внесения депутатского запроса

24

Памятка депутату представительного органа муниципального образования

27

Рекомендации по информационному сопровождению деятельности депутатов представительных органов муниципальных образований в Белгородской области

33

Типовая инструкция по делопроизводству в представительных органах муниципальных образований в Белгородской области (с образцами оформления муниципальных нормативных правовых актов)

36


О ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ, ПОДГОТОВКИ И ВНЕСЕНИЯ В БЕЛГОРОДСКУЮ ОБЛАСТНУЮ ДУМУ ЗАКОНОПРОЕКТОВ ПРЕДСТАВИТЕЛЬНЫМИ ОРГАНАМИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ КАК СУБЪЕКТАМИ ПРАВА

ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ ИНИЦИАТИВЫ

В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 6 октября 1999 года № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», статьёй 30 Устава Белгородской области, статьёй 84 Регламента Белгородской областной Думы (далее - Регламент) представительные органы муниципальных образований в Белгородской области наделены правом законодательной инициативы в Белгородской областной Думе.

Областное законодательство содержит ряд требований к оформлению законопроектов, поправок к законопроектам и процедуре их внесения. Только при неукоснительном соблюдении установленных правил законопроект, поправки к законопроекту могут быть приняты к рассмотрению.

Формы права законодательной инициативы

Право законодательной инициативы осуществляется в форме внесения в областную Думу (статья 85 Регламента):

- проектов законов Белгородской области;

- поправок к законопроектам, принятым в первом чтении.

Общие требования к внесению законопроектов в областную Думу

В соответствии со статьёй 86 Регламента при внесении законопроектов в областную Думу субъектом права законодательной инициативы должны быть представлены:

Сопроводительное письмо на имя председателя областной Думы, в котором указывается количество и наименование всех приложенных документов (Приложение 1);

Решение коллегиального органа. При внесении законопроектов субъектом права законодательной инициативы - коллегиальным органом должно быть представлено решение соответствующего коллегиального органа с указанием представителя субъекта права законодательной инициативы в областной Думе по данному законопроекту. Решение принимается в порядке, определённом уставом муниципального образования (Приложение 2);

Текст законопроекта оформленный в соответствии с Правилами оформления законопроектов (Приложение 3);

Пояснительная записка к законопроекту, содержащая предмет правового регулирования и изложение концепции предлагаемого законопроекта (Приложение 4);

Перечень законов Белгородской области, подлежащих принятию в связи с принятием данного закона (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует принятия иных законов Белгородской области) (Приложение 5);

Финансово - экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат) (Приложение 6);

Заключение Губернатора Белгородской области. Законопроекты о введении или об отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств области, другие законопроекты, предусматривающие расходы, покрываемые за счёт средств областного бюджета, рассматриваются областной Думой только при наличии заключения Губернатора Белгородской области;

Копия текста законопроекта на магнитном носителе.

На всех документах в правом углу должна быть поставлена подпись представителя субъекта законодательной инициативы.

Если представленный в областную Думу проект закона не соответствует требованиям Регламента, он возвращается представительному органу муниципального образования без рассмотрения и после выполнения необходимых требований представительный орган вправе вновь официально внести законопроект (статья 90 Регламента).

Внесение законопроекта в областную Думу

Законопроект считается внесённым в областную Думу с момента его регистрации с приложенными к нему документами и материалами в канцелярии управления делами аппарата Белгородской областной Думы. Председатель областной Думы направляет законопроект и материалы к нему в соответствующий комитет областной Думы (ответственный комитет) для подготовки законопроекта к рассмотрению в первом чтении областной Думой, а также в аппарат областной Думы (статья 88 Регламента).

Общие требования к оформлению законопроектов в областную Думу

Законопроекты оформляются в соответствии со следующими Правилами оформления законопроектов (Приложение 2 к Регламенту Белгородской областной Думы), которые размещены на официальном сайте Белгородской областной Думы в разделе «Общие сведения»:

РЕКВИЗИТЫ ЗАКОНОПРОЕКТА

1. В верхнем правом углу титульного листа законопроекта указывается субъект права законодательной инициативы, внесший законопроект.

Если законопроект вносится должностным лицом, то фамилия и инициалы этого лица не указываются.

Пример:

Вносится

Муниципальным советом Вейделевского района

Белгородской области

2. После указания субъекта права законодательной инициативы проставляется слово «Проект».

3. Далее по центру первого листа указывается вид законодательного акта следующим образом:

ЗАКОН

БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

При этом слово «закон» печатается прописными буквами полужирным шрифтом № 18, слова «Белгородской области» печатаются прописными буквами полужирным шрифтом № 14.

После этого также по центру прописными буквами указывается наименование законодательного акта.

4. Тексты законопроектов печатаются шрифтом № 14 через один межстрочный интервал. Поля должны иметь следующие размеры: левое - 3 см, правое – не менее 1 см, верхнее и нижнее - не менее 2 см. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля.

5. После текстовой части законопроекта помещается наименование должностного лица, уполномоченного подписывать закон.

6. При оформлении законопроектов не допускается использование бланков с официальной символикой, указание на официальное наименование государства или субъекта Российской Федерации, указание на то, каким органом и когда принят законопроект, указание на фамилию лица, уполномоченного подписывать данный акт, место и дату его подписания.

СТРУКТУРА ЗАКОНОПРОЕКТА

1. Наименование законопроекта должно отражать его содержание и основной предмет правового регулирования, быть точным, чётким и максимально информационно насыщенным.

Наименование законопроекта печатается прописными буквами по центру страницы полужирным шрифтом.

2. Преамбула - самостоятельная часть законопроекта, которая определяет его цели и задачи, но не является обязательной. Преамбула предваряет текст законопроекта. Структурные единицы законопроекта не могут иметь преамбулу.

Преамбула не может:

содержать самостоятельные нормативные предписания;

делиться на статьи;

содержать ссылки на другие законодательные акты, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с изданием законодательного акта;

содержать легальные дефиниции;

формулировать предмет регулирования законопроекта.

3. В основу деления законопроекта на структурные единицы должна быть положена логическая структура текста законопроекта.

Употребляются следующие структурные единицы законодательных актов по нисходящей:

раздел;

глава;

статья.

Вводить структурную единицу «раздел», если в законопроекте нет глав, не следует.

Возможно деление крупных систематизированных законопроектов (например, проектов кодексов) на части, разделов на подразделы, глав на параграфы.

4. Часть законопроекта:

обозначается словами:

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ;

ЧАСТЬ ВТОРАЯ

может иметь наименование:

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

либо обозначаться (в кодексах) следующим образом:

ОБЩАЯ ЧАСТЬ

ОСОБЕННАЯ ЧАСТЬ

Обозначение и наименование части законопроекта печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим.

Наименование части законопроекта печатается полужирным шрифтом.

5. Раздел:

имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами;

имеет наименование.

Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим.

Наименование раздела печатается полужирным шрифтом.

В соответствии со статьёй 166 Регламента в областную Думу субъектами права законодательной инициативы, указанными в статье 30 Устава Белгородской области, в том числе представительными органами муниципальных образований, могут вноситься проекты федеральных конституционных законов и федеральных законов, а также проекты законов о внесении изменений в них, для их последующего внесения в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации. Указанные законопроекты и документы к ним оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми Регламентом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

Образцы оформления проекта федерального закона и документов к нему представлены в приложениях 7-12.

Подготовлено управлением по организационной

работе и обеспечению деятельности комитетов

аппарата Белгородской областной Думы

совместно с правовым управлением

аппарата Белгородской областной Думы

Приложение 1

Образец сопроводительного письма к законопроекту

Председателю

Белгородской областной Думы

инициалы фамилия

О проекте закона Белгородской области

Уважаемый (Имя Отчество)!

В соответствии со статьёй 30 Устава Белгородской области представительный орган муниципального образования представляет на рассмотрение депутатов Белгородской областной Думы проект закона Белгородской области («наименование»).

Приложение:

1. Текст законопроекта на _ л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к законопроекту на _ л. в 1 экз.

3. Финансово-экономическое обоснование на _ л. в 1 экз. (если необходимо).

4. Перечень законов Белгородской области, подлежащих принятию в связи с принятием данного закона (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует принятия иных законов Белгородской области) на _ л. в 1 экз. (если необходимо).

5. Решение (наименование представительного органа муниципального образования) от (число, месяц, год) №_ на _л. в 1 экз.

6. Копия текста законопроекта на магнитном носителе.

7. Другие документы при необходимости.

Председатель (наименование

представительного органа

муниципального образования) подпись инициалы фамилия

Приложение 2

Образец решения представительного органа муниципального образования о проекте закона области

Наименование представительного органа муниципального образования

РЕШЕНИЕ

(число, месяц, год) №

О законодательной инициативе

В соответствии со статьёй 30 Устава Белгородской области, (наименование представительного органа муниципального образования) решил:

1. Внести на рассмотрение депутатов Белгородской областной Думы проект закона Белгородской области «наименование».

2. Поручить представлять указанный законопроект в Белгородской областной Думе (указать должность и полностью ФИО).

3. Направить настоящее решение в Белгородскую областную Думу.

Председатель (наименование

представительного органа

муниципального образования) подпись инициалы фамилия

Приложение 3

Образец законопроекта

Вносится

(наименование представительного органа муниципального образования)

Проект

ЗАКОН

БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

О РОЗНИЧНЫХ РЫНКАХ И ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЯРМАРОК НА ТЕРРИТОРИИ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Статья 1. Органы местного самоуправления, уполномоченные выдавать разрешения на право организации розничных рынков

Разрешения на право организации розничных рынков выдаются администрациями муниципальных районов и городских округов Белгородской области, на территории которых предполагается организация розничных рынков.

Статья 2. Требования к торговым местам на розничном рынке

1. Каждое торговое место на розничном рынке должно иметь соответствующий номер с указанием занимаемой площади.

2. На торговом месте должна быть размещена следующая информация:

1) об ассортименте реализуемых товаров (видах выполняемых работ, оказываемых услуг);

2) о происхождении товаров;

3) о цене на каждый вид товара (выполненную работу, оказанную услугу);

4) о гарантийном сроке, если он установлен;

5) о правилах и условиях эффективного и безопасного использования товаров (работ, услуг);

6) и иная информация, предусмотренная федеральным законодательством.

Статья 3. Установление количества торговых мест, предназначенных для осуществления деятельности по продаже товаров товаропроизводителями на сельскохозяйственных рынках, расположенных на территории Белгородской области

Количество торговых мест, предназначенных для осуществления деятельности по продаже товаров товаропроизводителями на сельскохозяйственных рынках, расположенных на территории Белгородской области, определяется правительством Белгородской области и должно быть не менее пятидесяти процентов от общего количества торговых мест на рынке.

Статья 4. Организация деятельности ярмарок

Порядок организации деятельности ярмарок, организуемых органами исполнительной власти Белгородской области или органами местного самоуправления муниципальных образований в Белгородской области вне пределов розничных рынков и имеющих временный характер, определяется правительством Белгородской области.

Статья 5. Вступление в силу настоящего закона

Настоящий закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор Белгородской области

подпись инициалы фамилия

лица, уполномоченного

представлять проект закона

в областной Думе

Образец законопроекта о внесении изменений в закон Белгородской области

Вносится

(наименование представительного органа муниципального образования)

Проект

ЗАКОН

БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАКОН БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ «О СОЗДАНИИ СУДЕБНЫХ УЧАСТКОВ И ДОЛЖНОСТЕЙ МИРОВЫХ

СУДЕЙ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ»

Статья 1

Внести в закон Белгородской области от 13 марта 2000 года № 93 «О создании судебных участков и должностей мировых судей Белгородской области» (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2000, № 19; 2002, № 36, № 38, № 40, № 41; 2003, № 46; 2004, № 57 (часть 1); 2005, № 72, № 74 (часть 1); 2006, № 83, № 85, № 87; 2007, № 100, № 101, № 112 (часть 1); 2008, № 22 (140); Белгородские известия, 2009, 21 апреля, 3 ноября; 2010, 3 февраля, 27 марта, 14 декабря) следующие изменения:

статью 1 в части определения границ судебных участков Новооскольского района изложить в следующей редакции:

« Судебный участок № 1:

- городское поселение «Город Новый Оскол» - улицы: Алексеевская, Аноприенко, Белгородская, Берёзовая, Бондарева, Величко, Весенняя, Володарского, Воровского, Восточная, Гагарина, Дачная, Дзержинского, Дорожная, Интернациональная, Колхозная, Коммунистическая, Князя Львова, 1-ой Конной Армии, Костицина, Котовского, Красноармейская, Крупской, Леонова, Лермонтова, Л.Толстого, Магистральная, Мечникова, Мира, Мичурина, Мосьпанова, Набережная, Некрасова, Новосёловская, Октябрьская, Орловская, Н.Островского, Обыденко, Песчаная, Петра и Павла, Пионеров, Платонова, Полевая, Привокзальная, Пушкина, Речная, Рождественская, Солдатская, Старобезгинская, Сушкова, Тенистая, Тихая, Тургенева, Чапаева, Чернышевского, Чехова, Энтузиастов, Юбилейная; переулки: Весенний, Заолешенский, Павлова, Песчаный, Титова; площади: Революции, Свободы; посёлок Рудный;

- Богородское сельское поселение;

- Большеивановское сельское поселение;

- Боровогринёвское сельское поселение;

- Васильдольское сельское поселение;

- Великомихайловское сельское поселение;

- Глинновское сельское поселение;

- Новобезгинское сельское поселение;

- Солонец-Полянское сельское поселение;

- Старобезгинское сельское поселение;

- Ярское сельское поселение.

Судебный участок № 2:

- городское поселение «Город Новый Оскол» - улицы: Авиационная, Б.Хмельницкого, Валуйская, Вишнёвая, Васильченко, Геологов, Гоголя, Горького, Гражданская, Губкина, Драгунская, ДРП, Есенина, Жуковского, Заречная, Зелёная, Калинина, Кирова, Кирзаводская, Клиновая, Комарова, Комсомольская, Коммунальная, Кооперативная, Красногвардейская, Крылова, Космонавтов, Лапина, Лебедева, Ленина, Лесная, Ливенская, Луговая, Малова, Маяковского, 1 Мая, Молодёжная, Народная, А.Невского, Объездная, Оскольская, Отрадная, Печёрская, Погромецкая, Подгорная, Покровского, Пролетарская, Поселковая, Радищева, Радужная, Садовая, Светлая, Солнечная, Сосновая, Спортивная, Степная, Строителей, Студенческая, Тельмана, Урицкого, Фрунзе, Центральная, Цветочная, Челюскина, Чернянская; переулки: Кооперативный, Советский; площадь Центральная; дома РЭС; Лесопитомник;

- Беломестненское сельское поселение;

- Николаевское сельское поселение;

- Ниновское сельское поселение;

- Оскольское сельское поселение;

- Тростенецкое сельское поселение;

- Шараповское сельское поселение;

- Яковлевское сельское поселение.».

Статья 2

Настоящий закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор Белгородской области

подпись инициалы фамилия

лица, уполномоченного

представлять проект закона

в областной Думе

Приложение 4

Образец пояснительной записки к законопроекту

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту закона Белгородской области «О внесении изменений в закон Белгородской области «О создании судебных участков и должностей мировых судей Белгородской области»

Проект закона Белгородской области «О внесении изменений в закон Белгородской области «О создании судебных участков и должностей мировых судей Белгородской области» разработан с целью внесения изменений в границы судебных участков Новооскольского района.

Внесение изменений в границы судебных участков судей Новооскольского района связано с необходимостью перераспределения нагрузки на мировых судей согласно пункта 4 статьи 4 Федерального закона от 17 декабря 1998 года № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации».

В соответствии с постановлением главы администрации городского поселения «Город Новый Оскол» от 29 июня 2010 года № 23 «О присвоении наименования улицам городского поселения «Город Новый Оскол» в статью 1 законопроекта (судебный участок № 1) включена улица Платонова, переулок Песчаный; (судебный участок № 2) включены улицы Объездная, Клиновая.

В связи с равномерным распределением населения городского поселения «Город Новый Оскол» по судебным участкам улицы Кооперативная, Гражданская, Ливенская переведены из судебного участка № 1 в судебный участок № 2; улица Чапаева, Ярское сельское поселение переведены из судебного участка № 2 в судебный участок № 1.

В соответствии с постановлением главы администрации городского поселения «Город Новый Оскол» от 25 февраля 2010 года № 5 «О переименовании площади Ленина в площадь Центральная» в судебном участке № 2 слова «площадь Ленина» заменить словами «площадь Центральная».

Принятие закона Белгородской области «О внесении изменений в закон Белгородской области «О создании судебных участков и должностей мировых судей Белгородской области» не потребует отмены действующих законов и иных нормативных правовых актов Белгородской области, а также не потребует разработки и принятия новых нормативных правовых актов Белгородской области.

Внесение изменений в указанный закон не повлечёт за собой дополнительных материальных затрат.

подпись инициалы фамилия

лица, уполномоченного

представлять проект закона

в областной Думе

Приложение 5

Образец перечня законов Белгородской области, подлежащих принятию в связи с принятием закона

Перечень законов Белгородской области, подлежащих принятию в связи с принятием закона Белгородской области «О внесении изменений в закон Белгородской области «Об административных правонарушениях на территории Белгородской области»

Принятие закона Белгородской области «О внесении изменений в закон Белгородской области «Об административных правонарушениях на территории Белгородской области» повлечёт принятие следующих законов Белгородской области:

1. О внесении изменений в закон Белгородской области «О миссионерской деятельности на территории Белгородской области».

2. О внесении изменений в закон Белгородской области «О комиссиях по делам несовершеннолетних и защите их прав».

подпись инициалы фамилия

лица, уполномоченного

представлять проект закона

в областной Думе

Приложение 6

Образец финансово-экономического обоснования

Финансово-экономическое обоснование к проекту закона Белгородской области «О внесении изменения в статью 1 закона Белгородской области «О транспортном налоге»

Проект федерального закона «О внесении изменений в главы 22 и 28 части второй Налогового кодекса Российской Федерации» предусматривает увеличение базовых ставок транспортного налога в два раза.

Предлагаемым проектом закона Белгородской области предусмотрено увеличение действующих на территории области ставок по всем категориям транспортных средств на 25 процентов. Приведённые в законопроекте размеры ставок составляют 50-63 процента от максимально возможного их значения, что в некоторой степени будет учитывать сложное финансовое положение большинства граждан и организаций в условиях кризиса. При этом для льготной категории населения, к которой относятся пенсионеры, инвалиды, многодетные семьи и другие лица ставки транспортного налога оставлены без изменения - 8 и 10 рублей с одной лошадиной силы.

В настоящее время на территории области зарегистрировано 406,9 тыс. единиц транспортных средств, из них доля льготной категории транспортных средств, освобождённых по региональному и федеральному законодательству составляет 22,3 процента, соответственно 81,9 тыс.единиц и 9 тыс. единиц.

По оценке текущего года в областной бюджет поступит транспортного налога 908,2 млн.рублей, в том числе от физических лиц - 636,7 млн.рублей, от юридических лиц - 271,5 млн.рублей. Дополнительное поступление в областной бюджет от повышения ставок налога в расчёте на год составит 227,7 млн.рублей, из которых с учётом действующих сроков уплаты в 2010 году от юридических лиц поступит 49,5 млн.рублей (по 3 авансовым платежам за 1-3 квартал). Остальная сумма поступит в 2011 году, в том числе от юридических лиц (за IV квартал 2010 года) - 16,5 млн. рублей, от физических лиц (которым не установлены авансовые платежи) - 161,6 млн. рублей по сроку 15 марта 2011 года.

подпись инициалы фамилия

лица, уполномоченного представлять проект закона

в областной Думе

Приложение 7

Образец сопроводительного письма к проекту федерального закона

Председателю

Белгородской областной Думы

инициалы фамилия

О проекте федерального закона

Уважаемый (Имя Отчество)!

В соответствии со статьёй 30 Устава Белгородской области вносим на рассмотрение Белгородской областной Думы проект федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

Приложение:

1. Проект федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» на 2 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к проекту федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» на 2 л. в 1 экз.

3. Финансово-экономическое обоснование проекта федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» на 1 л. в 1 экз.

4. Перечень законов Российской Федерации и законов РСФСР, федеральных конституционных законов, федеральных законов и иных нормативных правовых актов РСФСР и Российской Федерации, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» на 1 л. в 1 экз.

5. Решение (наименование представительного органа муниципального образования) от (число, месяц, год) № __ на 1 л. в 1 экз.

6. Копия текста законопроекта и материалов к нему на магнитном носителе.

Председатель (наименование

представительного органа

муниципального образования) подпись инициалы фамилия

Приложение 8

Образец решения представительного органа

муниципального образования о проекте федерального закона

Наименование представительного органа муниципального образования

РЕШЕНИЕ

(число, месяц, год) №

О внесении проекта федерального закона

в Белгородскую областную Думу

Рассмотрев проект федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» в соответствии со статьёй 30 Устава Белгородской области

(наименование представительного органа муниципального образования) решил:

1. Внести в порядке законодательной инициативы на рассмотрение Белгородской областной Думы проект федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

2. Поручить представлять данный проект федерального закона в Белгородской областной Думе (указать должность и полностью ФИО).

3. Направить настоящее решение совместно с необходимыми материалами в Белгородскую областную Думу.

Председатель (наименование

представительного органа

муниципального образования) подпись инициалы фамилия

Приложение 9

Образец проекта федерального закона

Проект

Вносится

Белгородской областной Думой

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

О внесении изменений в

Федеральный закон «Об общих принципах организации

местного самоуправления в Российской Федерации»

Статья 1

Внести в Федеральный закон от 6 октября 2003 года
№ 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 40, ст. 3822; 2005, № 1, ст. 17, 25; 2006, № 1, ст. 10; № 23, ст. 2380;
№ 30, ст. 3296; № 31, ст. 3452; № 43, ст. 4412; № 50, ст. 5279; 2007, № 1, ст. 21; № 21, ст. 2455; № 25, ст. 2977; № 43, ст. 5084; № 46, ст. 5553; 2008, № 48, ст. 5517; № 52, ст. 6236; 2009, № 48, ст. 5733; № 52, ст. 6441; 2010, № 15, ст. 1736; № 49, ст. 6409) следующие изменения:

1) часть 1 статьи 14 дополнить пунктом 35 следующего содержания:

«35) организация предоставления муниципальных услуг в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных технологий.»;

2) часть 1 статьи 15 дополнить пунктом 29 следующего содержания:

«29) организация предоставления муниципальных услуг в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных технологий.»;

3) часть 1 статьи 16 дополнить пунктом 39 следующего содержания:

«39) организация предоставления муниципальных услуг в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных технологий.».

Статья 2

Настоящий Федеральный закон вступает в силу с 1 января 2012 года.

Президент

Российской Федерации

Приложение 10

Образец пояснительной записки к проекту федерального закона

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту федерального закона
«О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»

В настоящий момент перечнем вопросов местного значения муниципальных образований, установленным Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», не предусмотрена возможность предоставления муниципальных услуг в электронной форме.

В утратившем силу Федеральном законе № 154-ФЗ от 28 августа 1995 года «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» в абзаце 24 подпункта 2 статьи 6 «Предметы ведения местного самоуправления» к вопросам местного значения была отнесена возможность «организации и содержания муниципальной информационной службы». Однако, эти вопросы не нашли своего отражения в действующем Федеральном законе № 131-ФЗ.

В этой связи органы местного самоуправления не могут корректно предусмотреть в своих бюджетах строку расходов на мероприятия по информатизации и защите информации, а также ограничены в возможности создавать и обслуживать информационные системы. Неопределённость полномочий органов местного самоуправления в области информатизации и предоставления муниципальных услуг в электронной форме ставит под угрозу реализацию программы по формированию «электронного правительства» и развитию информационного общества на муниципальном уровне. Например, требования Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «О предоставлении государственных и муниципальных услуг» предполагают создание и развитие многочисленных информационных систем (в том числе и на муниципальном уровне) для создания возможности предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Выполнение этих требований осложняется отсутствием среди вопросов местного значения организации предоставления муниципальных услуг в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных технологий.

В связи с этим принятие Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» приведёт к повышению эффективности формирования информационных систем на муниципальном уровне, а также устранит ограничения перед органами местного самоуправления по созданию компонентов «электронного правительства».

Приложение 11

Образец финансово-экономического обоснования

проекта федерального закона

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ

проекта федерального закона
«О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»

Реализация Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» не потребует дополнительных затрат из средств федерального бюджета.

Приложение 12

Образец перечня актов

ПЕРЕЧЕНЬ

законов Российской Федерации и законов РСФСР, федеральных конституционных законов, федеральных законов и иных нормативных правовых актов РСФСР и Российской Федерации, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»

Принятие Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» не потребует принятия, изменения, приостановления или признания утратившими силу нормативных правовых актов.

О ПОРЯДКЕ ВНЕСЕНИЯ ДЕПУТАТСКОГО ЗАПРОСА

для депутатов представительных органов муниципальных образований в Белгородской области

Депутатский запрос

Депутатский запрос – это способ получения представительным органом муниципального образования информации или разъяснения по той или иной проблеме.

Порядок внесения депутатского запроса на рассмотрение на заседании представительного органа муниципального образования целесообразно закрепить в нормативном правовом акте органа местного самоуправления.

Что подразумевается под депутатским запросом?

Депутатским запросом считается внесённое в письменной форме на рассмотрение представительного органа муниципального образования и принятое к рассмотрению представительным органом муниципального образования обращение депутата (группы депутатов) по вопросам местного значения.

В каких случаях депутаты используют право запроса?

Депутатский запрос вносится по вопросам местного значения. На этапе подготовки запроса целесообразно максимально использовать другие возможности, предоставленные депутату законодательством, к которым можно отнести: право обращения депутата в органы государственной власти Белгородской области, органы местного самоуправления, находящиеся на территории муниципального образования предприятия, учреждения. Необходимость запроса очевидна, если другие средства исчерпаны и не принесли результата.

Кому принадлежит право запроса?

Запрос может быть внесён депутатом или группой депутатов в письменной форме. Запрос подписывается депутатом или группой депутатов.

Кому может быть адресован депутатский запрос?

Депутатский запрос может быть адресован руководителям органов государственной власти Белгородской области, органов местного самоуправления, находящихся на территории муниципального образования предприятий, учреждений, организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности по кругу вопросов, входящих в компетенцию указанных органов и их должностных лиц.

Нормативным правовым актом представительного органа муниципального образования можно «наделить» депутатский запрос рядом отличительных черт:

- необходимость включения в повестку дня заседания представительного органа и обязательного оглашения на заседании представительного органа;

- обязательность проведения обсуждения по запросу;

- обязательность принятия решения представительного органа по запросу.

Этим депутатский запрос существенно отличается от депутатских обращений, а также вопросов, критических замечаний и предложений, высказанных на заседании представительного органа.

Когда и в какой форме делается запрос?

Для внесения депутатского запроса на федеральном и региональном уровнях не установлено никаких сроков. Запрос может быть сделан депутатом или группой депутатов как заблаговременно, так и на самом заседании представительного органа, что устанавливается в порядке его внесения и рассмотрения. Желательно, чтобы запрос был сделан заблаговременно. Такой порядок даёт возможность:

во-первых, пригласить на заседание соответствующее должностное лицо,

во-вторых, должностному лицу или органу, к которому обращён запрос, обстоятельно подготовиться к ответу на заседании представительного органа, принять необходимые оперативные меры к устранению недостатков.

Письменная форма депутатского запроса

На местном уровне возможно закрепление в нормативном правовом акте определённой формы депутатского запроса. Например, депутатский запрос может начинаться со слов: «Прошу (Ф.И.О.) огласить следующий запрос к должностному лицу или органу…». Далее приводятся факты, обстоятельства, которые вызвали необходимость у депутата, группы депутатов внести запрос. В конце подпись депутата (группы депутатов).

Рассмотрение депутатского запроса

В нормативном правовом акте представительного органа муниципального образования возможно закрепление следующего порядка рассмотрения депутатского запроса. После оглашения запроса предоставляется возможность руководителю органа или должностному лицу, которому адресован запрос, дать ответ. На запрос обязано отвечать лицо, к которому он обращён. Если запрос обращён к коллегиальному органу, то ответ по решению этого органа даёт один из его руководителей или членов.

В любом случае ответы на запросы депутатов звучат только на заседаниях представительного органа. Председательствующий на заседании представительного органа после ответа должностного лица на запрос выясняет у депутата(ов), внесшего(их) запрос, удовлетворен(ны) ли ответом, нет ли у него (них) вопросов к должностному лицу, не желает ли он (они) дать пояснения; затем спрашивает у депутатов, есть ли необходимость открывать прения, или ответ принимается к сведению. Итогом обсуждения является решение представительного органа по запросу, в котором даётся оценка положения дел, работы конкретных органов и лиц, указание на выявленные недостатки и установление сроков их устранения с учётом полномочий органов и должностных лиц. На должностных лиц, подчинённых представительному органу и виновных в допущенных нарушениях, могут налагаться взыскания в порядке, установленном законодательством.

Депутат или группа депутатов, которые обратились с запросом, могут представить проект решения представительного органа о том, какую позицию, по их мнению, должен занять представительный орган в данном случае. Заранее подготовленный проект решения представительного органа поможет активнее провести обсуждение, и сила запроса повысится. Действенность запросов повышается и при обеспечении гласности, постоянном внимании к ним представительного органа.

Подготовлено управлением по организационной

работе и обеспечению деятельности комитетов

аппарата Белгородской областной Думы

ПАМЯТКА ДЕПУТАТУ

ПРЕДСТАВИТЕЛЬНОГО ОРГАНА МУНИЦИПАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ

Депутат представительного органа муниципального образования:

- участвует в реализации наказов избирателей, нормотворческой и иной деятельности представительных органов муниципального образования;

- регулярно проводит встречи с избирателями и отчитывается как о своей депутатской деятельности, так и о работе представительного органа, депутатом которого он является;

- инициирует рассмотрение представительным органом и (или) администрацией муниципального образования вопросов, вызывающих широкий общественный резонанс;

- реализует иные полномочия, определённые федеральными законами, законами Белгородской области, уставами муниципальных образований.

Избирательный округ

Депутат должен поддерживать постоянную связь со своими избирателями, это реализуется посредством двух видов связей: прямых и обратных.

Прямые связи – это получение депутатом информации от своих избирателей посредством рассмотрения предложений, заявлений и жалоб.

Обратные связи – это представление депутатом информации о результатах рассмотрения и реализации предложений, заявлений и жалоб избирателей, отчёты о проделанной работе и т.д.

Отчёт депутата – это основной элемент обратных связей, при помощи которого депутат информирует избирателей о выполнении полученных им предложений, жалоб и заявлений. Депутату рекомендуется отчитываться о своей работе, а также о работе представительного органа не менее одного раза в год.

Профессионализм в депутатской деятельности

Депутат может оценивать свой уровень профессионализма с помощью анализа своей работы по всем формам депутатской деятельности, которые описаны выше. При этом приоритетность деятельности можно разделить как:

1. Деятельность в округе.

2. Деятельность в структурных подразделениях представительного органа (комиссиях, комитетах и т.д.)

3. Деятельность в заседаниях представительного органа.

Для достижения эффективной работы всего депутатского корпуса каждый депутат должен периодически производить самооценку по каждому из видов своей деятельности.

Важнейшими факторами оценки профессионализма являются: соблюдение депутатом законов, нормативных актов и других документов, ответственность и дисциплина при исполнении депутатских обязанностей, авторитет у избирателей.

Формы и методы работы депутата с избирателями

Эффективное выполнение депутатами своих депутатских обязанностей имеет существенные положительные стороны, как для граждан, так и для самого избранника.

Во-первых, сотрудничая со своими избирателями, депутаты представительного органа лучше понимают потребности граждан, что даёт возможность выявлять перспективные направления деятельности муниципального образования.

Во-вторых, депутат представительного органа, который сотрудничает со своими избирателями, может таким способом обеспечить поддержку своих политических взглядов в рамках своего избирательного округа.

В-третьих, для обеспечения эффективной деятельности депутату необходимо выработать соответствующую стратегию представительства своих избирателей. Разрабатывая такую стратегию, депутату надо поразмыслить над поставленными ниже вопросами.

1. Кто преимущественно является вашими избирателями?

2. Что вы обещали своим избирателям во время избирательной компании?

3. Решению каких вопросов отдают предпочтение ваши избиратели?

4. Каким вопросам вы отдаёте предпочтение?

5. Что вы можете изменить в своем округе, чтобы разрешить приоритетные для избирателей вопросы?

Ответив на эти вопросы, депутат сможет лучше понять, кого он представляет, какие вопросы важны для избирателей и что он может сделать, чтобы повлиять на решение этих вопросов.

Депутат может наладить связь со своими избирателями несколькими способами:

- встреча с избирателями своего округа;

- помощь в решении проблем, возникших у избирателей, а в случае необходимости, рассмотрение указанных проблем на заседаниях представительного органа;

- общение посредством переписки или телефона;

- использование местных средств массовой информации;

- участие в публичных мероприятиях, например, на предприятиях, в организациях, учреждениях и др.;

- приём граждан.

С чего начать депутатскую деятельность?

Свою депутатскую деятельность следует начинать с изучения особенностей и проблемных вопросов своего округа.

Необходимо более глубоко познакомиться с избирательным округом: уточнить перечень всех предприятий, организаций и учреждений независимо от форм собственности и правовой принадлежности, находящихся на территории округа (промышленные и сельскохозяйственные предприятия, научные, учебные, лечебные, культурно-просветительские, торговые и другие учреждения), их адреса, фамилии, имена, отчества и номера телефонов руководителей и т.д. и т.п.

Составить реестр общественных организаций, действующих на территории Вашего избирательного округа.

Данную работу желательно проводить при личных встречах и беседах с соответствующими руководителями, что позволит получить первое представление о характере деятельности предприятий и учреждений, находящихся на территории округа, узнать их возможности, ознакомиться с состоянием жилищного фонда, торгового, медицинского и культурно-бытового обслуживания населения избирательного округа, наладить связи с людьми, с которыми будете сотрудничать в своей депутатской работе.

Депутат должен решить и другой первоочередной вопрос его деятельности в округе, а именно: определить место и время депутатского приёма и оповестить об этом избирателей.

С первых же шагов работы в избирательном округе депутаты главное внимание должны сосредоточить на выполнении наказов избирателей. Депутату необходимо постоянно помнить, что о его депутатской деятельности в полной мере должны быть проинформированы избиратели.

Очень важно для депутата установить контакт с теми депутатами, которые представляют население данного избирательного округа в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, областной Думе и иных представительных органах совместного решения большинства проблем и предложений избирателей округа.

Столкнувшись с трудными вопросами, требующими квалифицированной консультации, депутат может обратиться к своим более опытным коллегам или в местную администрацию.

От них он может получить совет и необходимую помощь. Надо стремиться уже на первых порах своей деятельности получить обстоятельные ответы по всем интересующим Вас вопросам.

Депутат осуществляет свою деятельность в соответствии с планом работы. Это позволяет ему наиболее рационально распределить своё время между основной профессиональной деятельностью и выполнением общественных обязанностей депутата. Продуманный и реальный план работы позволит с наибольшим эффектом и наименьшей затратой сил успешно выполнять свои многочисленные депутатские обязанности.

Индивидуальные планы работы

Практика показывает, что главное внимание в планах уделяется исполнению наказов и осуществлению контроля за их исполнением, личному приёму граждан, информированию населения о нормотворческой деятельности представительного органа муниципального образования.

Планируя названные мероприятия, депутат должен стремиться установить конкретные сроки их проведения, а также лиц, вместе с которыми он будет выполнять намеченную работу.

Рекомендации по проведению личного приёма граждан

1. Пришедший на приём гражданин должен видеть, что депутат проявляет личное участие к его проблеме, что он так же заинтересован в справедливом разбирательстве, как и сам гражданин и будет оценивать ситуацию объективно с учётом позиции заявителя. То есть необходимо установить личный контакт.

2. Перечисленные выше действия позволят дать заявителю выговориться. Это особенно важно потому, что, как правило, заявитель ранее уже обращался в различные государственные органы, с этими органами или их отдельными служащими у него возник спор, возможно, даже конфликт. Часто после этого возникает психологическое отторжение чиновника и недоверие к нему, следствием чего может быть повышенная эмоциональная возбудимость или замкнутость. Теперь, ища поддержки своей позиции, заявитель рассчитывает на понимание и содействие.

3. Только из открытого и подробного разговора можно выявить проблему, суть конфликта.

4. Чтобы учесть все нюансы и особенности проблемы, важно проявить личное неравнодушие к проблеме. В ходе такой беседы, заявитель может вспомнить или указать существенные факты, которым он мог не придать значения, но которые для депутата станут ценной информацией при работе с жалобой.

5. Проведя подробную беседу с заявителем, узнав его аргументы и изучив прилагаемые документы, можно сделать предварительный анализ проблемы и определить источник конфликта.

6. Из всей полученной информации становится возможным, хотя бы для себя, определить кто жертва, а кто нарушитель прав человека. Нередко уже на этой стадии можно понять, насколько правомерна позиция обеих сторон, или, во всяком случае, стороны заявителя. В случае отсутствия нарушений в обжалуемых действиях, если нет надобности в дополнительных документах, заявителю необходимо дать исчерпывающие разъяснения.

7. В том случае, когда есть основания считать, что в отношении заявителя действительно были допущены нарушения, необходимо узнать, что сделал заявитель для решения своих вопросов, куда и в какие органы он обращался.

8. Очень важно выявить «ожидания» заявителя, то есть, при каких условиях или действиях депутата конфликт будет исчерпан или проблемы заявителя будут решены.

9. После всех проведённых действий депутат может определить свои возможности и компетенцию в решении проблемы и выбрать наиболее эффективный способ решения данной проблемы заявителя.

На основании всей проделанной работы, депутат может принять решение: принять жалобу к рассмотрению или разъяснить гражданину средства и способы решения проблемы.

В первом случае, по окончании работы необходимо предоставить заявителю информацию о мерах, предпринятых депутатом и их результатах: удалось ли разрешить конфликт или нужно искать другие пути решения проблемы через обращение в суд, прокуратуру, вышестоящие в порядке подчинённости органы и т.д., разъяснить, кто может оказать помощь заявителю в последующих действиях.

Как организационно наладить приём избирателей?

Следует установить и строго соблюдать определённые дни и часы приёма, свободные от основной работы, наиболее удобные как для депутата, так и для избирателей данного округа.

Местом приёма могут быть по согласованию с администрациями муниципальных образований и администрациями предприятий и учреждений служебные помещения (в свободное от работы в них время), клубы, актовые залы, офисы. Извещения о днях и часах депутатского приёма должны быть вывешены в нескольких видных местах округа, напечатаны и 1 раз в квартал повторяться в СМИ.

Не обязательно строго соблюдать дни и часы приёма лишь в тех поселениях, избирательные округа которых небольшие. Избиратели таких округов обычно имеют возможность при необходимости всегда встретиться со своим депутатом, поговорить по наболевшим проблемам или условиться с ним о встрече в другое удобное для них время для обстоятельной беседы.

Необходимо помнить, что для решения проблем обратившихся к нему с вопросами избирателей, депутат имеет законом закреплённое право встречаться и обсуждать возможности решения этих проблем с руководителями и сотрудниками учреждений и организаций различных форм собственности, в том числе органов государственной власти и местного самоуправления.

Очень важно, чтобы информация о работе депутата с избирателями и их наказами как можно быстрее и наиболее полно размещалась в средствах массовой информации и на информационных стендах.

Отчёт перед избирателями

Одним из важнейших демократических принципов деятельности представительных органов местного самоуправления является систематическая отчётность депутатов перед избирателями. Такие встречи укрепляют связи представительных органов муниципальных образований с населением и дают возможность избирателям проверять и оценивать работу своих выборных представителей, а им, в свою очередь лучше знать нужды и запросы избирателей. Всё это помогает видеть недостатки в работе, в решении вопросов местного значения, принимать меры к их устранению, развивать активность населения.

На собрании депутат отчитывается перед избирателями о своей депутатской работе за отчётный период, о работе представительного органа, депутатом которого он является, о выполнении наказов избирателей.

Отчёты депутатов являются испытанным средством контроля за деятельностью органов местной власти, привлечения населения к решению вопросов местной жизни.

Когда депутат с надлежащей ответственностью готовится к отчёту, такие собрания проходят по-деловому, на них – и содержательные доклады, и живые выступления, конкретные предложения и замечания.

Подготовлено комитетом по законодательству

и вопросам местного самоуправления

Белгородской областной Думы


РЕКОМЕНДАЦИИ

по информационному сопровождению деятельности депутатов представительных органов муниципальных образований в Белгородской области

Представительные органы местного самоуправления нуждаются в регулярном освещении собственной деятельности в средствах массовой информации, а также в формировании имиджа активного и целеустремленного защитника интересов жителей муниципалитета.

Первоочередная задача власти на местах - наладить конструктивный диалог между депутатским корпусом и общественностью. Для этого работа представительного органа местного самоуправления должна быть максимально открытой для избирателей. Взаимодействию со средствами массовой информации здесь также принадлежит ведущая роль. Это способствует налаживанию тесного контакта с жителями района и повышению значимости представительных органов местного самоуправления.

Важная задача органов власти – грамотно воспользоваться возможностями газет, журналов, телевидения, радио и сети Интернет.

Представительным органам местного самоуправления рекомендовано особое внимание уделить районным средствам массовой информации: газетам, радио, телеканалам.

В районных газетах необходимо определить отдельную рубрику, в которой бы освещалась деятельность депутатов Советов городских округов, Муниципальных советов и Земских собраний. Это могут быть как новостные материалы, так и комментарии на письма читателей, интервью, портретные очерки и т. д. Кроме того, газета может выступать средством для диалога с представительными органами местного самоуправления, наладив связь с читателем газеты, депутаты могут публиковать ответы на вопросы избирателей.

Можно выделить несколько основных направлений информирования для депутата любого уровня представительной власти. Депутат постоянно:

· информирует о своей работе на округе: приемах граждан, поступивших запросах, результатах работы по поступившим обращениям, выполнении наказов;

· информирует о законах, в подготовке которых он принимал участие (выступал с законодательной инициативой);

· комментирует и разъясняет положения и последствия принятия законов, имеющих важное социально – экономическое значение для территории и отдельных категорий её жителей;

· комментирует и разъясняет важные для территории и её жителей решения органов государственной власти (исполнительной, законодательной);

· поздравляет своих избирателей с государственными и (возможно, частными) праздниками;

· отвечает на вопросы читателей (о чём упоминалось выше).

Размещение информации в сети Интернет – сегодня один из самых эффективных (и что немаловажно – малозатратных) имиджевых ресурсов и способов информирования о своей деятельности.

Необходимость создания сайтов в сети Интернет регламентирована Федеральным законом от 09.02.2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

К сожалению, Советы депутатов городских округов, Муниципальные советы, Земские собрания Белгородской области не имеют своих сайтов. В лучшем случае ссылки на странички Советов и собраний имеются на сайтах органов исполнительной власти территорий. Но, к сожалению, и эта информация, как правило, размещена не на главной странице.

Наиболее оптимальным вариантом видится создание собственного сайта. Это даст возможность регулярно предоставлять информацию, актуальную и полезную как депутатам, так и избирателям.

Если, по каким – либо причинам это невозможно, то рекомендуется создать страничку с информацией о представительном органе местного самоуправления на сайте муниципальных образований, причём сноска на неё должна размещаться на главной странице сайта.

Перечень информации, размещаемой на сайте представительного органа местного самоуправления, должен соответствовать требованиям Федерального закона от 09.02.2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", а также может содержать дополнительные сведения.

Рекомендуемый перечень информации для размещения на сайте представительного органа местного самоуправления

Общие сведения

· История представительного органа местного самоуправления (далее - представительный орган);

· Полномочия представительного органа;

· Федеральные и областные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельности представительного органа, Устав муниципального образования;

· Информация о расходовании бюджетных средств, выделяемых для работы, представительного органа, размещении заказов на поставки товаров и услуг;

· Информация о порядке поступления на муниципальную службу, вакантных должностях, конкурсах на замещение вакантных должностей;

· Результаты проверок, проведенных в представительном органе и представительным органом.

Состав и структура

· Структура представительного органа;

· Информация о руководителях и депутатах представительного органа;

· Информация об избирательных округах;

· Информация об аппарате представительного округа.

Новостная информация

· Анонсы мероприятий, проводимых представительным органом;

· Новостная лента (информация о мероприятиях, проводимых представительным органом или с участием депутатов представительного органа, выступления руководителей представительного органа);

· Информация об учрежденных СМИ.

Информация о заседаниях и принимаемых нормативных правовых актах

· Информация о заседаниях представительного органа (повестки дня, перечни рассматриваемых вопросов);

· Тексты принимаемых нормативных правовых актов;

· Планы работы представительного органа;

· Порядок обжалования нормативных правовых актов.

Статистическая и аналитическая информация

· О заседаниях;

· О работе депутатов на избирательных округах;

· О рассмотрении обращений граждан.

Обратная связь

· Порядок рассмотрения обращений и личного приёма граждан депутатами представительного органа;

· График приёма граждан депутатами представительного органа;

· Порядок предоставления информации о деятельности представительного органа;

· Интернет - приёмная для обращения в представительный орган с заявлением, жалобой, предложением, запроса информации о деятельности представительного органа;

· Контактная информация.

Ссылки на сайты

· Органы власти Российской Федерации;

· Органы государственной власти Белгородской области;

· Органов местного самоуправления;

· Другие организации.

Подготовлено
управлением делами
и пресс-центром аппарата
Белгородской областной Думы


ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в представительных органах
муниципальных образований в

Белгородской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая типовая инструкция по делопроизводству (далее - инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения правотворческой и управленческой деятельности и повышения её эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает единые требования к организации работы с документами в представительных органах муниципальных образований Белгородской области (далее – представительный орган).

1.2. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения, которые осуществляются с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.3. Контроль за работой с документами в представительном органе возлагается на его руководителя.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности в представительном органе, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей инструкцией порядка работы с документами осуществляются специалистом представительного органа.

1.5. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.6. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя представительного органа.

Об утрате документа немедленно докладывается руководителю представительного органа.

2. Подготовка и оформление документов

При составлении и оформлении документов используются реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

При подготовке документов применяется текстовой редактор Microsoft Office Word или другой совместимый с ним формат с использованием шрифтов Times New Roman.

Каждый напечатанный лист документа, как оформленный на бланке, так и без него, имеет размеры полей не менее: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм - нижнее.

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы представительного органа оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 ´ 297 мм).

2.1.2. В представительном органе применяются следующие виды бланков:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

2.1.3. Если муниципальное образование имеет официально зарегистрированные символы, представительный орган для оформления документов может использовать гербовые бланки. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

Гербовые бланки подлежат учёту в журнале учёта и выдачи гербовых бланков и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Гербовые бланки хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется в соответствии с актом.

2.1.4. Если муниципальное образование не имеет официально зарегистрированных символов, представительный орган для оформления документов использует бланки, которые оформляются и имеют обязательные реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки организационно-распорядительных документов

2.2.1. Герб муниципального образования (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами муниципального образования.

2.2.2. Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.5. Наименование представительного органа (реквизит 08) должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об органе.

2.2.6. Справочные данные о представительном органе (реквизит 09) включают почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты представительного органа и другие сведения, необходимые для информационных контактов.

2.2.7. Наименование вида документа (реквизит 10) должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.2.8. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные документы, письма, заключения, разъяснения и т.д.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчёт) - дата утверждения.

Датой документа, принимаемого коллегиальным органом, является дата заседания коллегиального органа либо дата принятия документа.

Например, датой протокола заседания представительного органа является дата его заседания, датой нормативного правового акта представительного органа – дата его принятия.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Применяются два способа проставления даты:

словесно-цифровой (29 апреля 2002 года или 29 апреля 2002 г.);

цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2002).

Если обозначение дня месяца содержит одну цифру, то обязательно перед ней проставляется ноль, например: 05 июня .
2007 г.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и оформляется на расстоянии 1-3 междустрочных интервалов от предыдущего реквизита от левой границы текстового поля.

2.2.9. Регистрационный номер документа (реквизит 12) является обязательным реквизитом каждого документа, он состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, для регистрации обращений граждан первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения и заключается в записи сведений в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа .
(реквизит 13) включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

2.2.11. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Место составления или издания документа указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. Например: г. Белгород, п. Волоконовка

2.2.12. Адресат (реквизит 15)

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, её структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Департамент экономического развития Белгородской области

Если документ отправляется нескольким однородным руководителям организаций или в несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщённо.

Например:

Председателям представительных органов городских округов, муниципальных районов Белгородской области

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилию в дательном, инициалы указываются перед фамилией.

Например:

Департамент кадровой политики Белгородской области

Управление государственной службы и кадров

Начальнику управления

Е.С. Ильиной

При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав должности адресата.

Например:

Начальнику департамента финансов и бюджетной политики Белгородской области

В.Ф. Боровику

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи указываются в следующей последовательности:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, инициалы для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Государственное учреждение «Управление капитального строительства Белгородской области»

ул. Преображенская, 21

г. Белгород, 308600

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

с. Алексеевка,

Корочанский район,

Белгородская область, 308000

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после неё.

Адресату отправляется первый экземпляр документа, его копия помещается в дело в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырёх исполнитель составляет лист рассылки.

2.2.13. Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Документ утверждается должностным лицом, а в случае его отсутствия - лицом, исполняющим его обязанности. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Реквизит «Гриф утверждения документа» печатают в правом верхнем углу.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель (указывается наименование представительного органа)

подпись Ф.И.О.

17.09.2011

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель комиссии по бюджету и налогам

подпись Ф.И.О

17.02.2011

УТВЕРЖДАЮ

Председатель комиссии по социально-экономическому развитию

подпись Ф.И.О

18.02.2011

При утверждении документа решением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Решением (указывается наименование представительного органа)

от №

2.2.14. Резолюция (реквизит 17) печатается или пишется от руки на листах формата А6 установленной формы, прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело либо оформляется непосредственно на рассматриваемых документах, на свободном от текста месте.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение даётся двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

При оформлении резолюции на отдельном листе указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.

2.2.15. Заголовок к тексту (реквизит 18) должен быть кратким, точно передавать содержание документа и отвечать на вопрос: «о чём?» («о ком?»). Например: «О выделении…», «Об изменении…» и т.д.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

2.2.16. Отметка о контроле исполнения документа (реквизит 19) обозначается буквой «К» или штампом «Контроль».

2.2.17. Текст документа (реквизит 20) отражает основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение. Он должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нём информации.

Документы, создаваемые на основе нормативных правовых актов государственных органов власти и в развитие документов других организаций либо ранее изданных документов, должны содержать ссылку на них с указанием вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.

В соответствии с видом документа выбирается композиционная структура, стиль и языковые средства.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих структур.

Сплошной связный текст документа печатается на расстоянии двух междустрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом 13 без слова «страница» (стр.).

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой и с точкой на конце (например: 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками и с точкой на конце (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1.).

Заголовки разделов, подразделов, пунктов, подпунктов и глав пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.

Тексты разделов, подразделов, пунктов, подпунктов и глав пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой.

В отдельных случаях подпункты могут обозначаться арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой (например:1), 2), 3) или а), б), в). В данных случаях тексты пишутся со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного предписания. Несколько связанных между собой нормативных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют друг друга.

Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части указываются основные причины, основания, цели составления документа, во второй части (заключительной) излагаются выводы, решения, поручения, распоряжения, предложения, просьбы, рекомендации.

Текст может состоять из одной заключительной части.

В распорядительных актах, а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), форма изложения должна быть от первого лица единственного числа (предлагаю, объясняю, прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов (Собрание, Совет, комиссия) текст излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решила).

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (постановляем, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа, если стенограмма не велась.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов и событий (акт, заключение, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа («комитет установил», «служба осуществляет функции»).

2.2.17.1. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов.

Например:

Установлено, что в период с ... по ...

В соответствии с ...

В целях ...

Направляем (представляем, высылаем) Вам ...

Считаем целесообразным

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования... , а также в связи с недостаточной загруженностью ... просим Вас решить вопрос о....

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».

В деловой переписке используются местоимения «мы» и «вы» вместо «я» и «он».

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;

не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения:

СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;

графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

2.2.17.2. Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчётно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.).

Таблица включает следующие элементы: 1) нумерационный заголовок (номер таблицы); 2) тематический заголовок; 3) заголовочную часть таблицы, расположенную в верхней части («головка»); 4) основную часть, состоящую в свою очередь из «боковика» (слева) и «прографки» (справа). Вертикальные ряды в таблицах называются колонками, графами или столбцами; горизонтальные - строками.

Например:

Таблица 1

(нумерационный заголовок)

ПЛАН

мероприятий по подготовке и проведению Дня органов местного самоуправления Валуйского района

(тематический заголовок)

п\п

Наименование мероприятий

Срок

Ответственный

1

2

3

4

1.

Подготовить:



1.1.

Информационные письма о проведении Дня органов местного самоуправления Валуйского района

12.12.2007

Иванова Е.В.

(боковик) (прографка)

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заголовки граф и строк пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков граф знаки препинания не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Заголовок таблицы должен быть кратким и полностью отражать содержание таблицы. Его следует помещать над таблицей, посередине ширины листа. В конце заголовка точка не ставится. Сокращения слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

Когда в документе приводится несколько таблиц, над каждой из них справа размещают слово «Таблица», выделенное разрядкой, с порядковым номером (без знака №). Точку после номера таблицы не ставят. Графа «в том числе» должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается.

Например:

Таблица

Наименование объектов

строительства

Лимиты капитальных вложений

всего

в том числе

2009 год

2010 год

2011 год

1

2

3

4

5

Если в документе приведена одна таблица, то её не нумеруют и слово «Таблица» не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста позиции не ставятся.

Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения.

Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует писать после заголовка каждой графы в скобках.

Например:

Наименование объектов строительства

Металл (тонн)

Лес (куб. м)

на армирование железобетона

на прочие нужды

круглый

пиленый






Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу.

Например:

Наименование материалов

Единицы измерения

Количество

Срок поставки

1

2

3

4

Цемент

тыс. т

27

06.02.2012

Пиломатериалы

куб. м

160

06.02.2012

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

Таблицы печатаются через одинарный междустрочный интервал, размер шрифта 13. При изготовлении таблиц количеством более 10 страниц могут использоваться шрифты меньших размеров.

При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

2.2.18. Отметка о наличии приложения (реквизит 21)

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату).

Если документ имеет приложение, названное в тексте, оно оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Например:

Приложение: 1. Справка о … на 3 л. в 2 экз.

2. Проект … на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.

Например:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: решение (указывается наименование.
представительного органа)
в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо департамента образования, культуры и молодежной
политики Белгородской области от 22.02.2010 № 02-6/172 и

приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При оформлении приложения к распорядительным документам на первом листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» и ниже даётся ссылка на распорядительный акт. Все составные части реквизита выравниваются по ширине. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Например:

Приложение

к решению

(указывается наименование представительного органа)

от 23.09.2007 № 28

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляется порядковый номер.

Например:

Приложение 1

к распоряжению

председателя (указывается наименование представительного органа)

от 23.09.2007 № 29-р

Приложение 2

к распоряжению

председателя (указывается наименование представительного органа)

от 23.09.2007 № 29-р

2.2.19. Подпись (реквизит 22) является обязательным реквизитом документа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и её расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

не на бланке:

Председатель

(указывается наименование

представительного органа) (подпись) (расшифровка подписи)

на бланке:

Председатель (подпись) (расшифровка подписи)

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается ставить предлог «за», косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одна под другой в последовательности, соответствующей замещаемой должности.

Например:

Председатель

(указывается наименование

представительного органа) (подпись) (расшифровка подписи)

Председатель комиссии

(указывается наименование

представительного органа) (подпись) (расшифровка подписи)

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту.

Например:

Председатель комиссии (подпись) А.П. Яковлев

Члены комиссии: (подпись) Б.Н. Иванков

(подпись) И.Н. Ковалев

(подпись) К.М. Ивлев

Подпись отделяется от последней строки текста четырьмя междустрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.2.20. Согласование и визирование проекта документа (реквизиты 23, 24)

Гриф согласования оформляется на отдельном листе согласования и включает в себя следующие реквизиты: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования.

На листе согласования указываются сведения об исполнителе документа, в состав которых входят: инициалы, фамилия исполнителя, номер его телефона.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

2.2.21. Оттиск печати (реквизит 25)

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Для проставления отметок о получении, регистрации и оформления отправки документов используются соответствующие штампы.

Печати и штампы должны храниться в шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в представительном органе возлагается на его руководителя.

При смене руководителя представительного органа печати и штампы передаются по акту.

Уничтожение печатей и штампов оформляется актом.

2.2.22. Отметка о заверении копии документа (реквизит 26)

Копия – воспроизведение подлинника документа со всеми его реквизитами. Копии документов выдаются с разрешения руководителя представительного органа или уполномоченного должностного лица.

Копию документа (выписку из документа) заверяет руководитель представительного органа или уполномоченное должностное лицо.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и состоит из слова «Верно», должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты заверения.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати представительного органа.


Например:

Верно

Председатель

(указывается наименование

представительного органа) (подпись) (расшифровка подписи)

21.01.2008

2.2.23. Отметка об исполнителе документа (реквизит 27) проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Иванова Ирина Петровна

32 53 11

Для писем иногородним корреспондентам необходимо добавлять код города автора документа.

Например:

Иванова Ирина Петровна

(8 4212) 32 53 11

Реквизит«Отметка об исполнителе» печатается шрифтом 11.

2.2.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем.

Отметка об исполнении документа помещается в нижнем поле первого листа документа слева.

Например:

Издано распоряжение от 11.11.2007 № 244-р

«О создании экспертной комиссии»

В дело (Д. 5.2.11 т. 1)

(дата) подпись (расшифровка подписи)

2.2.25. Отметка о поступлении документа (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа.

2.2.26. Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) используется для автоматического поиска документов.

Идентификатор электронной копии документа (колонтитул) проставляется в момент подготовки документа и включает полное имя файла на электронном носителе (с указанием полного пути к файлу) и дату печати.

Данный реквизит располагается в нижнем поле каждой страницы (нижний колонтитул) документа, печатается шрифтом 7 по всей ширине документа.

2.2.27. Гриф ограничения доступа, в том числе «Для служебного пользования», с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа.

3. Требования к оформлению нормативных правовых актов.

3.1. При подготовке проектов решений представительного органа (далее – проект решения) следует руководствоваться Положением, Регламентом представительного органа и настоящей инструкцией.

С проектом решения представляются следующие сопроводительные документы:

1) пояснительная записка;

2) финансово-экономическое обоснование (при необходимости финансовых затрат из местного бюджета);

3) перечень актов, которые необходимо принять для реализации данного акта, а также отменить или изменить в связи с принятием предлагаемого проекта;

4) заключение главы местной администрации (если проект нормативного правового акта внесён не им и предусматривает установление, изменение и отмену местных налогов и сборов, осуществление расходов из средств местного бюджета).

В пояснительной записке следует, прежде всего, обосновать необходимость принятия проекта решения, его предмет, цели и основные положения, условия реализации проектируемых нормативных предписаний. По возможности в пояснительной записке следует давать и прогноз результатов действия проектируемых нормативных предписаний, их позитивные и негативные результаты.

Необходимым сопроводительным документом проекта решения является его финансово-экономическое обоснование. Без чёткого определения финансовых затрат, связанных с реализацией указанного решения, не представляется возможным всесторонне оценить его и правильно решить вопрос о его принятии.

Перечень актов, которые необходимо принять для реализации данного решения, а также отменить или изменить в связи с принятием предлагаемого проекта решения. Подготовив проект решения, разработчики отчётливо должны представлять, какие акты необходимо разработать и принять в целях реализации данного акта, какие действующие акты в связи с принятием данного решения потребуется отменить, какие изменить.

Заключение главы местной администрации на проект решения носит финансово-экономический характер и должно содержать предложение о принятии либо отклонении проекта решения.

3.2. Проекты решений в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением. Они печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman.

Верхнее поле составляет не менее 20 мм, левое поле - не менее 25 мм, правое – не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм.

На верхнем поле справа печатается слово «Проект».

В центре страницы указывается:

наименование органа, издающего документ, - «МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СОВЕТ ВОЛОКОНОВСКОГО РАЙОНА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ»;

наименование вида документа – РЕШЕНИЕ.

Заголовок пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный междустрочный интервал.

Например:

Об утверждении Программы энергосбережения Волоконовского района Белгородской области на 2011-2015 годы

Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, допускается также оформлять его по центру.

Например:

Об утверждении Положения о порядке образования и использования целевого бюджетного фонда социально-экономического развития Чернянского района Белгородской области

или

Об утверждении Положения о порядке образования и использования целевого бюджетного фонда социально-экономического развития Чернянского района Белгородской области

Текст отделяется от заголовка тремя междустрочными интервалами и печатается через одинарный междустрочный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При оформлении текста проекта решения на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Преамбула в решениях представительного органа завершается словом РЕШИЛ (О, А), которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Все изменения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного документа, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту решения.

При наличии приложений к проектам решений в тексте обязательно делается ссылка на них.

Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами.

Датой документа является дата заседания представительного органа. Дата печатается на бланке на отведенном для неё месте.

Регистрационный номер документа–проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

3.3. Приложения к проектам решений оформляются на отдельных листах бумаги.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются председателем представительного органа.

Если в тексте даётся ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже даётся ссылка на решение представительного органа.

Например:

Приложение

к решению (указывается наименование представительного органа)

от №

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При наличии в тексте проекта решения формулировки «Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)» на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «ОДОБРЕНО» со ссылкой на решение представительного органа, его дату, номер. Например:

УТВЕРЖДЕНО

решением (указывается наименование представительного органа)

от №

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера решения четырьмя междустрочными интервалами, от текста приложения - двумя междустрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.4. В решениях представительного органа следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Подготовка и оформление проектов распоряжений председателя представительного органа (далее – распоряжение)

Председатель представительного органа издаёт три вида распоряжений:

распоряжения по основной деятельности;

распоряжения по личному составу (приём, увольнение, поощрение, аттестация, доплата, изменение фамилии);

распоряжения по личному составу (командирование, отпуска, взыскания) и административно-хозяйственным вопросам.

Распоряжение имеет следующие реквизиты, которые оформляются в соответствии с разделом 2 настоящей инструкции:

1) Герб муниципального образования;

2) наименование органа, издающего документ - указывается в центре страницы;

3) наименование вида документа – Распоряжение;

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) место составления документа;

7) заголовок к тексту;

8) текст документа – может состоять из основной и распорядительной частей. В основной части распоряжения указываются основание или причина составления документа. Например:

В связи с 70-летием со дня образования….

В распорядительной части - решение руководителя.

Например:

Выделить денежные средства в размере ….

В случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт распоряжения должен начинаться с должности и фамилии исполнителя (инициалы ставятся после фамилии).

Например:

Управляющему делами Иванову И.И. обеспечить ….

В последнем пункте распорядительной части указываются конкретные должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением распоряжения.

Например:

Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на заместителя председателя (указывается наименование представительного органа) Иванова И.И.

Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами, например:

«Признать утратившим силу...»

9) подпись.

Распоряжение подписывается председателем представительного органа.

4.2. Оформление протоколов

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании комиссий, собраний, совещаний, встреч и т.д.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председательствующий указывается фамилия, инициалы

Присутствовали – перечисляются фамилии, инициалы, замещаемые и занимаемые должности

Отсутствовали – перечисляются фамилии, инициалы, замещаемые и занимаемые должности (для протокола заседания постоянного комитета)

Приглашенные – перечисляются фамилии, инициалы, должности присутствующих

Слова «Председательствующий», «Присутствовали», «Приглашенные», «Повестка дня»печатают от левой границы текстового поля, отделяя одним междустрочным интервалом друг от друга. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через одинарный междустрочный интервал, фамилии и инициалы перечисляются в алфавитном порядке

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например:

Присутствовали: 50 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами «ПОВЕСТКА ДНЯ»,расположенными центрованно через два междустрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения. Пункты повестки пишутся с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «о» («об») и отвечает на вопрос «о чём?».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: (краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом «СЛУШАЛИ»проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ: (краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается»). Если ход заседания фиксируется на магнитной пленке (диктофон), тексты всех выступлений перепечатываются и включаются в состав протокола.

РЕШИЛИ: (решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Решения представительного органа прилагаются к протоколу заседания, в этом случае в тексте протокола делается сноска «Решение прилагается».

Протоколам представительного органа присваиваются порядковые номера в пределах созыва.

Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах созыва.

Протоколы совещаний нумеруются в пределах календарного года.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения, например: решение № 3 – 1. Решениям присваиваются порядковые номера в пределах созыва.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются простой круглой печатью.

4.3. Оформление служебных писем

4.3.1. Служебные письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений;

как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов;

как ответы на запросы государственных и иных органов власти, различных организаций, предприятий и частных лиц, на обращения граждан;

как инициативные письма.

4.3.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции и не могут превышать сроков, установленных пунктом 8.3 настоящей инструкции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

4.3.3. Служебные письма печатаются на бланках письма.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.3.4. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа («направляем», «просим», «напоминаем», «сообщаем»);

от 3-го лица единственного числа («комиссия считает», «Собрание депутатов рассмотрело»);

от 1-го лица единственного числа («направляю», «прошу»), если:

письмо оформлено на бланке должностного лица;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

5. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота

Движение документов в представительном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей инструкцией и должностными регламентами работников.

5.2. Организация доставки документов

Доставка документов в представительный орган осуществляется средствами почтовой, электрической связи, электронной почтой, а также нарочными. Отметка о доставленных нарочным документах производится в разносной книге. С помощью почтовой связи в представительный орган доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают и отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.3. Приём, обработка и распределение поступающих документов

5.3.1. Приём, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей в представительный орган корреспонденции производится уполномоченным лицом. В процессе первичной обработки поступающей корреспонденции проверяется комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

Все конверты (бандероли) вскрываются, за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Вручить лично». Ошибочно присланные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним в тот же день составляется акт в двух экземплярах: первый экземпляр остается в представительном органе, второй направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

5.3.2. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

5.3.3. После регистрации документы передаются по назначению на рассмотрение.

Рассмотренные руководством документы возвращаются уполномоченному лицу, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, и документ передаётся на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими исполнителями, получает ответственный (ответственным исполнителем является исполнитель, чья фамилия в резолюции указана первой), остальным исполнителям передаются копии.

5.3.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приёма, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем в журнале и оперативно передаётся руководителю, которому она адресована.

5.3.5. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на электронном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются только по указанию лица, подписавшего документ.

5.5. Приём и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

5.5.1. При передаче и приёме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;

запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования».

5.5.2. Документы в электронном виде, поступающие в представительный орган, проходят приём, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Первичная обработка электронных документов аналогична обработке документов на бумажном носителе.

5.6. Работа исполнителей с документами

5.6.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) и подготовку к пересылке адресату.

5.6.2. Председатель представительного органа, депутаты, специалисты обеспечивают оперативное рассмотрение документов, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

5.6.3. При рассмотрении документов руководитель представительного органа выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю специалистом представительного органа немедленно.

5.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6. Поисковая система по документам

6.1. Регистрация документов

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.1.2. Регистрация поступивших документов производится уполномоченным лицом.

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

На зарегистрированных документах в правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и его входящий номер. Размер регистрационного штампа не более 20 х 50 мм. Например:

(Наименование представительного органа)

Вход. № 385-2.1

«21» ноября 2010 г.

6.1.4. Нормативные правовые акты и другие входящие документы регистрируются в журналах регистрации в соответствии с номенклатурой дел представительного органа.

6.2. Организация поисковой системы по документам

6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы создаются в электронном виде.

6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

6.2.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

6.2.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесённой к государственной тайне, или служебной информации ограниченного распространения.

7. Копирование и тиражирование документов и материалов

7.1. Документы и материалы передаются для размножения чётко напечатанными, в несброшюрованном виде (как правило, первые экземпляры).

7.2. Копирование и тиражирование документов и материалов выполняется, как правило, в порядке их поступления.

8. Контроль исполнения документов

8.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документа на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учёт, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

8.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа делается отметка «Контроль».

8.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются руководителем представительного органа, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», - в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в 30-дневный срок.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днём.

8.4. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель представляет на имя руководителя представительного органа, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее срока исполнения документа (поручения), при необходимости уведомив заявителя о продлении срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует уполномоченное лицо для внесения изменений в регистрационный журнал (новый срок, дата изменения, подпись).

Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

8.5. Снятие документа с контроля осуществляют председатель представительного органа или уполномоченное лицо. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении, датой и подписью должностного лица, поставившего документ на контроль.

8.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

9. Организация работы с документами в делопроизводстве

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в представительном органе, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. Номенклатура дел утверждается руководителем представительного органа.

9.1.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы представительного органа.

Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.1.4. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов государственной власти области и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы документы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (периоды), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, акты, сличительные ведомости)

об инвентаризации

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с представительными и исполнительными органами

местного самоуправления по вопросам основной деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка комиссии по социально-экономическому развитию муниципального района по вопросам основной деятельности

В заголовке дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведётся только с ним.

Например:

Переписка с Белгородской областной Думой по вопросам основной деятельности

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчёты).

Например:

Годовой бухгалтерский отчёт (указывается наименование представительного органа) и документы к нему

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:

законодательные акты и иные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

постановления и распоряжения Губернатора и Правительства области;

протоколы заседаний комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;

планы;

отчёты;

справочные документы, переписка;

вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года в ней указывается количество заведённых дел (томов).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

9.1.5. Если в течение года в представительном органе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

9.1.6. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведённых дел (томов).

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

9.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утверждённые планы, отчёты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы представительного органа и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.2.4. Дела представительного органа подлежат оформлению при их заведении. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

9.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела в случаях, предусмотренных настоящей инструкцией; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.2.6. Обложка дела постоянного хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование представительного органа указывается полностью в именительном падеже;

номер дела проставляется в виде цифрового обозначения дела по номенклатуре дел представительного органа;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел представительного органа;

дата дела - указывается год заведения и год окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

9.3. Организация оперативного хранения документов

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Выдача дел для работы производится с разрешения руководителя представительного органа. Выдача дел осуществляется под расписку в журнале учёта выдачи дел во временное пользование. В нём указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приёме дела. На выданное дело заводится карта-заместитель.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя представительного органа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Подготовлено
управлением делами аппарата
Белгородской областной Думы