Отправка почтовой корреспонденции – один из основных процессов для сотрудников отдела делопроизводства и документационного обеспечения управления ресурсного обеспечения аппарата Белгородской областной Думы.
Это ежедневная, и в большинстве своём, срочная работа. Отправкой исходящей корреспонденции одновременно могут быть заняты до 60% работающих в отделе. Часто необходимо одномоментно и оперативно оформить до 50 посланий.
Чтобы чётко выстроить процесс и не допускать сбоев, сотрудниками отдела делопроизводства и документационного обеспечения областной Думы инициирован бережливый проект «Оптимизация процесса отправки почтовой исходящей корреспонденции».
К его реализации приступили 8 февраля этого года. Карта текущего состояния, созданная сотрудниками на первоначальном этапе внедрения бережливого проекта, наглядно демонстрирует «болевые точки» – причины рисков и этапы, на которых существуют потери, определены и пути решения проблем.
Сейчас сотрудниками отдела разработана стандартная операционная карта подготовки проекта письма. Она позволяет исключить ошибки уже на начальном этапе работы.
По словам сотрудников отдела, существенно ускоряет процесс отправки документов, разработанный чек-лист. Высвободившееся время специалисты используют для выполнения других должностных обязанностей.
