Инициатором бережливого проекта «Совершенствование процесса по организации и проведению заседаний комитетов Белгородской областной Думы» стала команда отдела по организации работы комитетов и заседаний аппарата облдумы.
Цель проекта – к январю 2022 года сократить время протекания процесса организации и проведении заседаний комитетов областной Думы не менее чем на 40%.
Старт был объявлен 12 декабря 2020-го, завершить работу планируют к январю 2022-го.
Сотрудники отдела проанализировали ситуацию «как есть», провели картирование процессов, начиная с момента подписания председателем Думы документа о проведении заседаний комитетов до архивирования протоколов уже состоявшихся заседаний, и выявили 10 основных проблем.
Первопричины их возникновения определили использованием ещё одного ключевого инструмента бережливого управления – метода «5 ПОЧЕМУ». По словам сотрудников отдела, оценив, почему в работе возникают сложности, оказалось несложно понять, как их избежать.
К примеру, в ходе реализации проекта планируется выстроить чёткий механизм предоставления документов для рассмотрения на заседаниях комитетов без нарушений сроков подачи и доработок. Оптимизировать время на организацию и доведение информации до депутатов и руководства облдумы поможет переход с бумажных носителей на электронные. В целом, в бережливом проекте отдела детально прописаны все шаги, которые позволят получить нужный результат.
Так, при выходе на финишную прямую, планируется повысить уровень удовлетворённости участников процесса организации и проведения заседаний комитетов Белгородской областной Думы с 37% до 90%. Эффектом для населения станет оперативность информирования о рассматриваемых законопроектах и иных вопросах.
Сейчас участники проекта активно работают над внедрением принятых решений. Первые шаги уже сделаны: необходимые положения внесены в Регламент областной Думы.
